Ein Werkzeug für das ganze Rathaus
Das Rathaus ist ein lebendiger Ort. Täglich strömen Menschen hinein und heraus. Da gibt es die Bürger mit der ganzen Vielfalt ihrer Anliegen. Die Verwaltungsmitarbeiter, die in vielen verschiedenen Fachgebieten zu Hause sind. Die Mandatsträger, die abends in den Sitzungszimmern Politik machen und natürlich die Bürgermeisterin oder den Bürgermeister, die jederzeit den Überblick behalten. Mit diesen vielen Menschen gehen auch viele Informationen und Daten im Rathaus ein und aus.
Doch ständig wird es schwieriger, die immer größer werdenden Mengen an Daten zu verarbeiten. Sie brechen wie eine Flut über uns herein. Wenn wir eine ganz bestimmte Information dringend brauchen, ist sie nicht selten plötzlich unauffindbar. Der Umgang mit dieser Problematik ist eine Kunst und ein schwieriges Handwerk zugleich. Dazu gehört auch das richtige Werkzeug.
ramiris ist das Universalwerkzeug für Informationsmanagement in Ihrem Rathaus. Ganz gleich, ob etwas gerade eingetroffen ist oder vor Jahren abgelegt wurde, Sie werden es wieder finden. Auch wenn der zuständige Sachbearbeiter am Platz, zu Tisch oder im Urlaub ist, der aktuelle Stand eines Vorgangs befindet sich auf Ihrem Bildschirm und Sie können Auskunft geben. Papierdokument, Textverarbeitung oder automatisch erzeugter Bescheid, alles liegt in einer "elektronischen" Akte. An einem Ort und jederzeit abrufbar.
Wie alle guten Werkzeuge macht ramiris Sie produktiver. Wenn die Ansprüche an Sie steigen, wenn Sie mehr Aufgaben in weniger Zeit bewältigen müssen: Dafür brauchen Sie das richtige Werkzeug. Standardisieren Sie Ihre Arbeit, wo es möglich ist, damit Zeit für Sonderfälle bleibt, die bekanntlich immer wieder vorkommen.
Ein Rathaus ist kein automatisierbarer Industriebetrieb. Die Vielfalt und Komplexität der Aufgaben, die Beteiligten mit ihren individuellen Bedürfnissen und Ansprüchen erfordern ein intelligentes Management. Manchmal muss man vereinheitlichen und manchmal improvisieren.
Mit ramiris setzen Sie auf Transparenz, Effizienz und Integration. Doch im Vordergrund stehen die Menschen. Ein gutes Werkzeug grenzt Sie nicht ein. Es schafft Freiräume.
Gesucht und gefunden
Informationen treten im Rathaus in vielerlei Gestalt auf: Eingehende Post, E-Mails, Aktennotizen, Schriftstücke aus der Textverarbeitung, Planzeichnungen, Beschlussvorlagen, Niederschriften, Belege, Bescheide oder Fotografien. Oft hängen Dokumente aus völlig verschiedenen Quellen fachlich zusammen. Nicht selten haben Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachbereichen mit dem gleichen Vorgang zu tun.
Um die Informationsvielfalt in den Griff zu bekommen und unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden, ist ein einfaches elektronisches Ablagesystem - ohne Aktenzwang - das beste Mittel. Eine einzige Ablagestruktur für das ganze Rathaus angepasst an Ihre Bedürfnisse. Zugriff für alle, gesteuert durch ein flexibles Berechtigungssystem. Eine übersichtliche, leicht bedienbare Oberfläche. Mit einem Wort: ramiris DOK.
ramiris DOK ist dabei mehr als nur ein Ablagesystem. Es macht Vorgänge nachvollziehbar und kann sie aktiv voranbringen. Von der einfachen Wiedervorlage bis zur Steuerung komplexer Abläufe mit verschiedenen Beteiligten im Rathaus und außerhalb, mit unterschiedlichen Zuständigkeiten, ad-hoc-Änderungen und Ergänzungen. Die umfangreichen Recherchefunktionen erlauben ein schnelles Auffinden aller gespeicherten Daten bis hin zur Volltextrecherche.
Verwaltung ist Teamarbeit und gute Teamarbeit lebt von effektiver Kommunikation, denn erst durch sie entsteht Wissen. ramiris ist sowohl Kommunikationsplattform als auch Wissensbewahrer.
Beschlossen und verkündet
Je mehr Menschen an einem Prozess beteiligt sind, desto schwieriger wird es, ihn effizient zu organisieren. Der Prozess mit den meisten Beteiligten im Rathaus ist der Sitzungsdienst. Erst wenn im Rats- und Sitzungsdienst Kommunikation und Organisation reibungslos funktionieren, arbeiten Verwaltungsmitarbeiter und Mandatsträger optimal Hand in Hand.
Wie das Dokumentenmanagement ist auch der Sitzungsdienst eine Aufgabe, die jeden Mitarbeiter im Rathaus betrifft: Praktisch in allen Fachbereichen werden Beschlussvorlagen vorbereitet und die Beschlüsse der Politik umgesetzt. Es liegt also nahe, auch im Sitzungsdienst auf eine einheitliche, standardisierte Arbeitsweise zu setzen. Die Plattform dafür ist ramiris RAT.
Wie für die Dokumente kann auch für den Sitzungsdienst auf den gemeinsamen Aktenplan zurückgegriffen werden. Aber eine Beschlussvorlage in ramiris RAT ist mehr als nur ein einfaches Dokument: Sachverhalt, Beschlussvorschlag, Beratungstermine und Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse sowie Beschlussauszüge der einzelnen beratenden Gremien werden in ramiris RAT gemeinsam verwaltet und historisiert. Wir sprechen daher von einer Beschlussmappe, in der die gesamte Beratungshistorie organisiert wird und nachvollzogen werden kann.
Die Organisation der Sitzungen mit Einladung, Bekanntmachung, öffentlicher und nichtöffentlicher Niederschrift, Anwesenheitserfassung und Beschlussauszügen wird von ramiris RAT optimal unterstützt und automatisiert. Dabei ist Flexibilität das Hauptmerkmal: Nachträgliche Änderungen und Ergänzungen sind leicht vorzunehmen und bei Bedarf steuert ramiris RAT auch die Weiterleitung der politischen Beschlüsse zurück an die Verwaltung.
Und wo Sitzungen stattfinden, werden auch Sitzungsgelder abgerechnet. Entschädigungssatzungen gleich welcher Art werden in ramiris nur einmal hinterlegt und die Abrechnung erfolgt aufgrund der gespeicherten Sitzungsdaten automatisch.
Dabei lässt das mandantenfähige Abrechnungssystem eine zentrale Regelung für alle verwalteten Körperschaften ebenso zu wie detaillierte Abrechnungsmodalitäten für bestimmte Körperschaften, Gremien, Funktionen oder Einzelpersonen.
ramiris RAT erspart der Verwaltung Zeit und Arbeit und macht den Verwaltungsmitarbeitern das Leben durch eine optimale Vor- und Nachbereitung der Sitzungen leichter.
Dokumentenmanagement und Ratsinformationssystem gemeinsam bilden das Kernstück des Rathausmanagements. Beides zusammen in kompromissloser Qualität existiert nur einmal: ramiris.
