3. Tagung der elina/betina-Fachredaktion in Bremen

Am 02. Juni 2016 fand in Bremen die 3. Tagung der elina/betina-Fachredaktion statt. „elina-Spezialisten“ aus Städten, Gemeinden, Kreisen und kommunalen Rechenzentren haben an der Veranstaltung teilgenommen. Schwerpunkt der Fachtagung war der Erfahrungsaustausch im Bereich Elterngeld Plus, die zukünftige Schaffung einer „elektronischen Akte“, die Einbindung von Online-Antragstellungsverfahren und der Ausblick auf die nächste Programmversion.

Im Rückblick auf die letzte Veranstaltung dieser Art zog Helga Sprengel-Brünger mit den Teilnehmern Bilanz der inzwischen umgesetzten bzw. noch offenen Wünsche und Vorstellungen der Anwender. Dazu kamen die ersten Erfahrungen mit der Antragsbearbeitung im Bereich Elterngeld Plus, das bei seiner Einführung noch viele Fragen hinsichtlich der Abwicklung aufgeworfen hatte. Inzwischen hat auch dies für die Sachbearbeiter seinen Schrecken verloren, was nicht zuletzt der nahtlosen Umsetzung im elina-Programm zu verdanken ist. Besonders die Beratungs- und Rechenwerkzeuge in elina werden von den Sachbearbeitern intensiv genutzt und helfen sehr, die Antragsteller bei der Wahl der richtigen Variante zu unterstützen.

Die Fallzahlen im Bereich Elterngeld Plus mit Partnerbonusmonate sind allerdings sehr unterschiedlich; während bei einigen Elterngeldstellen davon lebhafter Gebrauch gemacht wird, sind es anderswo nach wie vor nur Einzelfälle.

Viele Fragen gab es zum Thema „Online-Antragstellung“. Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) plant ein Verfahren zur Online-Antragserfassung der Elterngeldanträge. Das BMFSFJ arbeitet an einem Konzept, das parallel zur etablierten schriftlichen Beantragung zukünftig die Antragstellung mithilfe eines elektronischen Eingabemanagers ermöglichen soll. Hier werden in Kürze erste Gespräche stattfinden, an denen auch naviga teilnimmt.

Darüber hinaus hat naviga in Zusammenarbeit mit dem Land Niedersachsen bereits eine Schnittstelle für die Niedersächsische Antragsverwaltung Online (NAVO) entwickelt: das elina-Zusatzmodul „Elterngeld-Online“ zur Übernahme der Antragsdaten.

Auf großes Interesse stieß die Vorstellung der zukünftigen eAkte durch Kay-Viktor Stegemann. Die bisher nur auf Papier aufbewahrten Dokumente können damit in Zukunft elektronisch verwaltet werden; auf Wunsch ist auch die Anbindung eines externen DMS für die revisionssichere Archivierung möglich. Die eAkte wird als Zusatzmodul für elina angeboten.

Ob man hiermit gleich zum vielzitierten „papierlose Büro“ kommen kann und will, wurde von den Anwendern durchaus skeptisch gesehen. Als Beispiel wurden die kürzlich bekanntgewordenen Betrugsversuche genannt, die aufgedeckt werden konnten, weil eine Sachbearbeiterin die Fälschung einer Geburtsurkunde erkannte. Wäre dies auch möglich gewesen, wenn nur ein Scan vorgelegen hätte?

In diesem Zusammenhang wurden auch organisatorische Fragen nach dem richtigen Umgang mit Aufbewahrungs- und Löschfristen laut. Während Papierakten oft jahrgangsweise entsorgt werden, ist eine Löschung aus Platzgründen bei elektronischen Dokumenten (oder Falldaten) nicht unbedingt erforderlich. Allerdings können Datenschutzregeln die Löschung vorschreiben. Aus diesem Grund wird in Zukunft auch ein entsprechender, durch den Anwender steuerbarer Löschlauf entwickelt werden.

Horst Freyer präsentierte weitere Neuerungen, die die zukünftige elina Version 1.42 u.a. beinhalten wird: Rückforderungen mit sehr differenzierten Stundungsvarianten, Überwachung der offenen Posten, detaillierte Darstellung der Verrechnungen mit Anzeige einer Salden-Liste. Diese neuen Funktionen ermöglichen es, optimal auf die Bedürfnisse der Anspruchsberechtigten einzugehen.

Weiterhin wurde ein Ausblick auf die elina Version 1.43 vorgestellt, die folgendes beinhalten soll:

  • Überarbeitung der Assistenten
  • Bessere Integration mit der Akte im Hinblick auf Vorbelegungen und Wahl der Verarbeitungsschlüssel
  • Eigene Assistenten für Aufhebung, Stundung, Niederschlagung/Erlass
  • Ggf. weitere Punkte wie Verzinsung, Kennzeichnung.

Madeleine Oharek stellte die neuen elina-Handbücher und die Schulungsplanung für den Rest des Jahres vor und nahm auch noch Wünsche dafür entgegen. In diesem Zusammenhang wurde auch auf den bevorstehenden Firmenumzug von naviga hingewiesen. Die neuen Räumlichkeiten bieten nicht nur bessere Möglichkeiten für die Durchführung von Schulungen, sondern vielleicht auch für die nächste Fachtagung selbst.

Der Nachmittag gehörte der Anwenderseite der Fachredaktion. Alle 28 Teilnehmer, die 16 kommunale Anwender vertraten, haben die Gelegenheit genutzt, nochmals ihre Wünsche und Anregungen vorzustellen. Hier kamen auch Spezialfälle wie Aufbau eines Wissensmanagements, ausländische Anschriften, Kleinbetragsregelungen oder Rückforderungen an Drittempfänger zur Sprache – Feinarbeiten, die auch deutlich machen, welchen Reifegrad das Produkt heute bereits erreicht hat.

Die Teilnehmer zeigten sich am Ende der Veranstaltung auch diesmal sehr angetan von dem Erfahrungsaustausch. Allein das Kennenlernen anderer Anwender, oft aus anderen Bundesländern, und die Gespräche über die kleinen Details, in denen sich die Arbeitsweisen dann doch unterscheiden, machen den Besuch schon lohnend. Dazu kommt der unmittelbare Kontakt zum Hersteller der Software, die man täglich nutzt, und die Möglichkeit, seine Wünsche auf direktem Wege loszuwerden. Auch wir als Herstellerfirma nehmen sehr viel Anregung und Motivation aus diesen Treffen mit.

Die nächste Tagung dieser Art soll deshalb schon bald veranstaltet werden. Ein Termin zum Jahresende, dann vielleicht in den neuen naviga-Räumlichkeiten, war im Gespräch.

Wir bedanken uns bei allen Teilnehmern und hoffen auch bei der nächsten Tagung wieder auf eine so gute und aktive Beteiligung.

Die Teilnahme steht nicht nur den Mitgliedern der Redaktion, sondern jedem elina-Anwender offen. Wer Interesse hat, an der nächsten Tagung teilzunehmen, kann sich gerne unter der Telefonnummer +49 (421) 169 30-0 anmelden.
 
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